Cuando hablamos de “onboarding” nos referimos al abordaje de nuevos talentos dentro de una empresa. Se trata de un proceso fundamental mediante el cual se inicia un recorrido que busca familiarizar a los colaboradores con la cultura empresarial, sus códigos, valores y costumbres.
Aunque parezca sencillo, no es una etapa simple ni que tenga que tomarse a la ligera. Te contamos todo lo que necesitás saber para garantizar que tus colaboradores estén felices con su ingreso y su participación en el ecosistema laboral.
¿Qué es un proceso de onboarding?
El proceso de onboarding consiste en una práctica empresarial abocada a que los nuevos colaboradores puedan adaptarse en su primera experiencia dentro de la empresa. Es un acercamiento inicial en el que cada uno de ellos conoce cuál es la filosofía principal bajo la que se trabaja, pero no sucede de manera aleatoria ni al azar.
Con planificación mediante, un buen onboarding permite que la llegada de los talentos nuevos se afiance un 70 % más. ¿Esto qué significa? Que no solo se conservan a los miembros de la empresa, sino que participan como valiosos activos aportando sus habilidades, integrándose con las tareas que implica su rol, y fortaleciendo el trabajo en equipo. Colaboradores felices hacen a una empresa feliz y un ambiente laboral ameno.
Claro que, además, supone evitar los gastos que cada organización puede llegar a invertir en capacitación y trámites burocráticos. En este sentido, el onboarding supone también un beneficio para la empresa.
Pasos a tener en cuenta en un proceso de onboarding
Si bien muchas veces pueden llegar a darse por sentado los pasos que conforman un buen plan de incorporación, la realidad es que las empresas capacitadas en el tema se encargan de que cada una de estas etapas sucedan de manera cuidadosa con el fin de que los colaboradores se sientan escuchados. La instancia de ingreso es clave para garantizar su participación en la empresa.
Pero, ¿cuáles son los pasos? Acá te lo contamos.
- Reclutamiento: el primer paso
Este es el paso por el cual los colaboradores llegan a la empresa. No solo es el momento en el que el equipo de Recursos Humanos y los socios eligen a los próximos talentos; también es cuando estos talentos tienen su primer acercamiento con el trato que se les brinda, las instalaciones, sus superiores, etc.
En primer lugar, es fundamental que las ofertas de empleo sean lo más claras y precisas posible. No se trata de priorizar únicamente las necesidades de las empresas, sino también de sus futuros miembros. Quien está interesado en la oferta debe conocer qué se propone: horarios, tareas y objetivos del puesto, rasgos del equipo del que formará parte y beneficios.
- Instancia administrativa: la bienvenida
Una vez que se ha elegido quiénes serán los nuevos colaboradores, se procede a la parte del papeleo y la gestión administrativa. Acá entran en juego muchas cosas, especialmente porque da lugar a los procesos burocráticos que, por lo general, llevan tiempo, y en los que pueden surgir inconvenientes.
Por esta razón es todavía más importante que la empresa esté atenta a las dudas que puedan surgir y abastecer a sus miembros de la información que necesitan.
- Instancia formativa: pertenencia y seguridad
Esta instancia sucede durante los primeros días de trabajo del personal. Es un momento delicado y fundamentalmente adaptativo. Cada uno de los colaboradores conoce en mayor profundidad los valores de la empresa, su rol y a sus compañeros. Guiarlo a través de este proceso es imprescindible para ayudar a que se sienta cómodo y seguro en este nuevo espacio.
Se hacen las presentaciones adecuadas, se les muestran los equipos tecnológicos que se usarán durante las jornadas de trabajo, (en el caso de que sea necesario) y se garantiza que estos equipos estén en buen estado. Es importante, además, que la empresa esté presente y mantenga los oídos atentos ante cualquier inquietud.
- Acompañamiento: cultura empresarial
Esta atención no solo es necesaria durante los primeros días o la primera semana. En el tiempo que le sigue también habrá que guiar y acompañar a los colaboradores durante su trayectoria en la empresa. ¿De qué manera? Manteniendo un feedback constante, siguiendo su desempeño y escuchando su devolución.
Para esto es necesario que todos los miembros del equipo estén involucrados en el proceso y, por supuesto, respetar los tiempos de adaptación del personal.
- Onboarding a mediano plazo
Como mencionamos anteriormente, el onboarding no es algo que se da de manera azarosa ni en un momento único y estático. Es un proceso que sucede de forma continuada, y por ese motivo requiere de planificación tanto a corto como a mediano plazo.
Una vez que se ha integrado al personal, es fundamental hacer seguimiento de la situación: verificar que está contento y conforme, que su incorporación ha sido exitosa y se siente a gusto. Si bien hay indicios, no es posible comprobar esto efectivamente hasta pasadas algunas semanas.
Para esto es recomendable realizar reuniones o meetings cada cierto periodo de tiempo, conversar con los colaboradores y que estos conversen entre ellos, hagan preguntas y den sus devoluciones.
5 tendencias para un onboarding exitoso en 2023
Los rápidos avances en tecnología facilitaron que los procesos de onboarding se modificaran rápidamente con el transcurso del tiempo. Hoy es imposible contemplar los espacios de trabajo sin la influencia de las herramientas digitales, algo que tiene también su peso a la hora de incorporar nuevos talentos a las empresas.
- Trabajo híbrido o remoto
El trabajo híbrido, como lo conocemos popularmente, no existía hace algunos años, y se potenció tras la pandemia en 2020. En la actualidad, los procesos de incorporación implican una mirada digital y hacen más sencillo que las personas puedan trabajar cómodamente desde sus hogares, utilizando solo su conexión a internet y un dispositivo móvil, PC o notebook.
De esta forma se benefician ambas partes: los colaboradores no pierden empleo y las empresas no pierden a sus colaboradores. Además, los equipos pueden mantenerse conectados sencillamente con el solo uso de aplicaciones de gestión laboral, muchas de ellas diseñadas con el objetivo específico de mantener a los miembros de una organización al tanto de las tareas pendientes y las ya ejecutadas.
- Capacitaciones online
Tiempo atrás, si no se podía asistir a un lugar físico era imposible participar de las capacitaciones que las empresas ofrecían a sus miembros. Ahora se puede hacer desde casa y sin mayores inconvenientes. De hecho, muchas de estas capacitaciones son exclusivamente online y se realizan en horario laboral, combinando horas de trabajo con formación y fortaleciendo la capacidad de autogestión.
- Softwares mejorados
Las nuevas tecnologías modifican y fortalecen las herramientas con las que trabajan las áreas de Recursos Humanos. De este modo, los procesos de reclutamiento y administrativos se aligeran tanto para el personal nuevo como para quien contrata, haciendo uso de métricas avanzadas, medidores y evaluaciones actualizadas.
Seguir el desempeño de los colaboradores y de cada una de las áreas de la organización nunca fue tan sencillo como ahora.
- Contratos online
Si bien muchas empresas también optan por realizar contratos con firmas físicas, la digitalización ayuda a agilizar estos procesos y permitir a los colaboradores firmar sus contratos a distancia. Así la espera se vuelve mucho más tolerable para ambas partes, que pueden gozar de los beneficios de la contratación apenas tomada la decisión de unir sus fuerzas.
Este mecanismo automatizado despeja la ecuación de posibles (y comunes) errores, haciendo la tarea más sencilla para quienes forman parte de los equipos de selección. En muy pocos pasos es posible firmar, recibir la firma y delegar al departamento correspondiente para finalizar el proceso y dar por concluida la etapa de contratación.
- Información actualizada y feedback constante
Para que el personal se sienta cómodo, en la actualidad las empresas también se ocupan de enviar información pertinente respecto a contratos, capacitaciones, efemérides o eventos a través de distintos medios: sms, WhatsApp, newsletters. Con un buen trabajo por parte del equipo de marketing y comunicación, colaboradores y socios pueden establecer un contacto constante con datos actualizados.
Incluso convocar reuniones, una herramienta clave para los equipos, es muy sencillo ahora que contamos con aplicaciones digitales. En muy pocos minutos es posible concretar una tarea que, hace no mucho tiempo, podía llegar a tomar horas.
Además, es una gran manera de fortalecer los vínculos entre los miembros de la empresa y lograr un trabajo unificado, conservando la visión de equipo que tan importante resulta al momento de crear una ética laboral que atraiga a nuevos talentos.
Onboarding en Uakika
¿Sabías que en Uakika tenemos nuestro módulo de onboarding? Sí, así es. Y en este módulo se envía, de forma automática, un cuestionario a los colaboradores que ya pasaron determinada cantidad de días en la organización, por ejemplo, a los 30, 60 y 90 días.
Por supuesto, los cuestionarios son diseñados a la perfecta medida de cada empresa, y permite tener reportes al instante para poder establecer acciones de mejora que permitan optimizar el proceso de onboarding.
Si todavía tenés dudas o querés mejorar tu empresa para establecer una mejor comunicación con tus colaboradores, en Uakika podés encontrar lo que estás buscando. Nos aseguramos de brindar la ayuda que necesitás para garantizar lazos fuertes y una cultura organizacional exitosa.
By Carolina
