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Guía paso a paso: Cómo desarrollar un programa de beneficios para tus colaboradores

by Carolina

Un programa de beneficios para el talento de una empresa tiene una influencia notable en la decisión de los candidatos al  momento de aceptar un puesto. De acuerdo con el Employee Benefit Research Institute, el 78% de los colaboradores aseguran que el plan de beneficios es muy relevante al momento de optar por una vacante de trabajo

¿Qué implica esto? Si todavía no lo has hecho, llegó el momento de desarrollar el programa de beneficios para tu personal. Como puedes ver, esto incide de manera directa en la atracción de nuevo talento para tu organización.

Sumado a ello, también influye en la tasa de rotación, ya que una investigación de Willis Towers Watson revela que el 75% de los trabajadores tiene más probabilidades de quedarse en la compañía debido al paquete de beneficios ofrecido.  

Ahora bien, ¿cómo desarrollar un programa de beneficios para tus colaboradores? Descubre el paso a paso en esta guía. 

  1. Establecer un presupuesto 
  2. Identificar los objetivos de la organización 
  3. Definir los beneficios a incluir en el programa 
  4. Elegir una plataforma para administrar el programa de beneficios 
  5. Comunicar el programa de beneficios a los colaboradores
  6. Desarrollar un proceso de evaluación periódica 

1- Establecer un presupuesto 

Llegó el momento de pasar a la acción. Ya conoces las principales ventajas que puede brindarle a tu empresa un programa de beneficios. Ahora resta decirte cuáles son los pasos a seguir para llevarlo a la práctica. Precisamente, el primero de ellos consiste en establecer un presupuesto

Independientemente de los beneficios que se ofrezcan en el programa, es importante determinar cuánto puede contribuir tu empresa a un paquete integral de beneficios. 

Por ejemplo, los beneficios que suelen ser menos costosos son los artículos que se utilizan una sola vez, como un producto que el colaborador puede llevarse a su casa o usar en la oficina; un almuerzo de trabajo; un día de spa; etc. 

Los beneficios que implican una mayor inversión para la organización son aquellos que se otorgan a largo plazo.  Con frecuencia, estos son también los más valiosos para el talento, por lo que muchas empresas deciden incluir alguna de estas prestaciones. Un ejemplo lo encontramos en los beneficios relacionados con la salud, como el seguro médico o un plan de ahorro o pensión. 

Establecer un presupuesto implica evaluar las necesidades de los colaboradores y obtener cotizaciones para algunos de esos beneficios clave que pueden ser útiles para el personal. Así, podrás estimar los costos a asumir para desarrollar tu programa de beneficios. 

2- Identificar los objetivos de la organización 

Otro de los pasos iniciales al diseñar un programa de beneficios para colaboradores es identificar los objetivos de la organización en relación a esta clase de iniciativa. 

No todas las empresas persiguen las mismas metas al establecer un programa de beneficios. Por supuesto que la mayoría busca potenciar la marca empleadora, atraer y retener talento o mejorar el clima laboral, pero estos son objetivos generales. 

En lo particular, una empresa puede tener por objetivo diseñar un programa de beneficios para que los colaboradores puedan conciliar mejor su vida profesional y personal. Esto como respuesta a una necesidad que ha encontrado el departamento de RRHH en la mayoría de los trabajadores y que, al mismo tiempo, da como resultado una menor motivación y productividad. 

Como vemos en este ejemplo, hablamos de un objetivo bien específico. Eso es lo que se debe lograr en este paso: 

  • Encontrar las principales necesidades del equipo.
  • Entender cómo eso impacta a nivel organizacional.
  • Determinar entonces las metas a alcanzar para cambiar esa situación.

Te recomendamos revisar el artículo de objetivos SMART porque puede resultar de gran ayuda para definir tus metas en esta instancia. 

3- Definir los beneficios a incluir en el programa 

Una vez que has definido un presupuesto y el objetivo que pretendes lograr con el programa de beneficios para tus colaboradores, es momento de definir qué beneficios se incluirán

Para ello es fundamental evaluar las necesidades de tu equipo. De esta forma, podrás determinar la mejor selección de beneficios en función de lo que espera o necesita tu personal. 

Aunque esto podría ser tan sencillo como tener en cuenta lo que percibes en relación a las demandas frecuentes de los trabajadores, también puedes asumir un rol más activo e ir directo a la fuente: tus colaboradores. Realizar entrevistas 1 a 1 o hacer encuestas previas entre tu equipo es vital para conocer qué beneficios prefieren.

También es importante analizar la demografía del personal existente para poder determinar las necesidades de las distintas categorías de trabajadores

Cuanto mayor información puedas recabar, más adecuados serán los beneficios que podrás incluir en tu programa. 

Pero atención: esto será de utilidad en la medida en la que haya un compromiso de la organización en considerar esta información al momento de seleccionar los beneficios para el programa. 

Si te hacen falta ideas, no te pierdas este artículo donde compartimos algunas alternativas de beneficios flexibles que puedes ofrecer en tu empresa. 

4- Elegir una plataforma para administrar el programa de beneficios 

Cuentas con un presupuesto, conoces el objetivo a alcanzar y ahora ya has definido los beneficios ¿qué sigue a continuación? elegir la plataforma para la administración del programa

Desarrollar un programa de beneficios no es una tarea sencilla. Si a eso le sumamos el diseño de la plataforma para administrar este sistema de manera online y facilitar así el acceso a todo el equipo y el seguimiento a los líderes, puede llevar mucho más tiempo del deseado y requerir una mayor inversión.

La forma de resolverlo fácilmente, sin restarle calidad al resultado final, es mediante un proveedor externo que facilite la plataforma para administrar el programa de beneficios

En Uakika PB ofrecemos una plataforma de administración y comunicación de beneficios flexibles. La idea de nuestro servicio es que puedas brindar a cada colaborador la propuesta de valor que mejor se adapte a sus necesidades.

Para ello, desde nuestra plataforma podrás:

  • Encuestar previamente a tus colaboradores para saber qué beneficios prefieren.
  • Gestionar con tus proveedores los beneficios a incluir en tu programa.
  • Permitir que cada colaborador seleccione los beneficios que prefiera a través de una interfaz intuitiva y fácil de usar. 

5- Comunicar el programa de beneficios a tus colaboradores

Una vez que los pasos anteriores estén resueltos y que tu programa de beneficios haya sido aprobado, es momento de comunicárselo al equipo

Ten presente que la forma en la que des a conocer este paquete de beneficios es clave para conseguir el nivel de participación deseada. 

Para llevar a cabo una comunicación de beneficios eficaz, te sugerimos lo siguiente:

  • Notificar a los colaboradores. Puedes realizar una reunión grupal en la empresa para entregar los detalles del programa de beneficios a tu equipo y responder cualquier duda que tengan tus colaboradores. 
  • Brindar detalles del programa. Es importante proporcionar a los trabajadores un espacio en el que puedan consultar los detalles del programa, así como cada beneficio disponible y los alcances del mismo. Lo ideal es que sea digital para que los trabajadores puedan visitarlo cada vez que lo necesiten y de manera independiente. 
  • Incluir el programa de beneficios en las ofertas de trabajo. Esto puede resultar interesante para trabajar tu marca empleadora y atraer el talento deseado a la organización. 

Además de estos tips, recuerda que la comunicación interna es siempre una herramienta clave para transmitir la cultura organizacional. Por ello, todos los procesos de tu compañía se verán potenciados con una adecuada estrategia de comunicación. 

6- Desarrollar un proceso de evaluación periódica 

Crear un programa de beneficios para tus colaboradores es solo la primera parte del trabajo. Una vez que está en marcha lo que sigue es evaluar los resultados. La revisión periódica del plan de beneficios es otro paso importante para garantizar el éxito de esta iniciativa.

Esto es vital para determinar si cumple con los objetivos que fijó la organización al desarrollar el programa y para corroborar si se ajusta a las necesidades de los colaboradores. 

Teniendo en cuenta los cambios constantes que se producen en el mercado laboral, no sería extraño que los beneficios que ofrece la empresa al inicio, deban modificarse algún tiempo después. 

Por ello se requiere del desarrollo de objetivos flexibles y mediciones regulares para evaluar el programa de beneficios y hacer los ajustes que sean necesarios.

Con el programa de beneficios de Uakika podrás acceder a reportes que te brindan una visibilidad total sobre los beneficios más visitados, canjeados y redimidos. Básicamente, tendrás un mayor control sobre el nivel de participación y satisfacción de tus colaboradores con el programa. Lo que al fin y al cabo se traduce como información vital para mejorar de manera continua la propuesta de valor que le brindas a tu equipo.

¿Quieres desarrollar un programa de beneficios para tus colaboradores con nosotros? ¡Contáctanos! 

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