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Comunicación Interna: ¿Cómo pueden los departamentos de Recursos Humanos aprovechar este canal?

by Carolina

La comunicación interna es una herramienta estratégica para las organizaciones. Si bien suele vincularse al intercambio de información en el interior de las empresas, hoy en día, cada vez cobra más valor su aportación a la mejora del compromiso y desempeño de los colaboradores

En la actualidad, la comunicación interna se constituye como un canal que ayuda a transmitir la cultura, los valores, el entendimiento y la conformación de un sentido de pertenencia por parte de los equipos.

De acuerdo con una encuesta de Spencer Stuart, empresa global de consultoría en executive search, el 95% de los ejecutivos latinoamericanos ven la cultura de su organización como una fuente de ventaja competitiva

Al mismo tiempo, el 79% cree que gestiona y desarrolla con eficacia su cultura corporativa. Sin embargo, el 28% dice que no existe un diálogo sobre cultura en su organización. Ese mismo porcentaje de gerentes y directores de empresa no cree que la cultura y los valores se comuniquen de manera efectiva en su organización.

El desafío así planteado es transmitir con claridad los valores, las creencias y los comportamientos inmersos en la cultura de cada organización. La comunicación interna se erige como el canal idóneo para  conseguirlo pero ¿cómo hacerlo desde recursos humanos? En este artículo te damos la respuesta. 

¿Qué es la comunicación interna?

La forma en que se produce y comparte información en las empresas tiene un impacto crucial en la productividad de los colaboradores, su experiencia en relación a la marca empleadora y, por supuesto, en su nivel de compromiso. 

De acuerdo con Smarp, plataforma especializada en comunicación interna, el 44% de los trabajadores siente que los gerentes no brindan información clara sobre la misión y visión de la empresa. Mientras que el 72% no tiene una comprensión completa de la estrategia de la organización.

La comunicación interna se convierte así en un proceso vital para las empresas. Esta herramienta garantiza el flujo de información adecuado entre todas los departamentos y las personas que los conforman.

Por eso, el proceso implica producir y entregar mensajes y campañas de comunicación en el interior de las organizaciones. Así como facilitar el diálogo entre el personal que integra la compañía

Ejemplos de comunicación interna pueden ser el anuncio de una nueva política o dar a conocer información de un evento próximo. También es comunicación interna el aviso de una futura evaluación de desempeño, el lanzamiento de un nuevo programa de beneficios flexibles o la difusión de herramientas internas de la compañía, como en el caso de los programas de reconocimientos o incentivos.

Así, como mencionamos al inicio de este artículo, la comunicación interna es un recurso estratégico para las empresas. Dado que al planificar este proceso, las organizaciones se aseguran de dar a conocer toda la información que los colaboradores requieren para trabajar y desarrollarse. Al tiempo que estos encuentran el espacio y los instrumentos necesarios para poder expresar sus ideas y relacionarse con otros en la compañía. 

La importancia de saber comunicar la cultura organizacional

La cultura corporativa, es decir, la visión, valores, creencias y la manera de hacer las cosas dentro de una organización, se manifiesta en todas partes. Desde el modo en que los trabajadores interactúan entre sí, hasta los cuidados que tienen al realizar su trabajo o la forma en que tratan a los clientes. 

De esta manera, la cultura organizacional proporciona el contexto en el que se desarrolla un negocio. Esta cultura pone especial énfasis en los valores corporativos de la empresa que, a su vez, son los que determinan el comportamiento deseable de los colaboradores del personal. 

Para que esa cultura se impregne en el trabajo de cada colaborador, es necesario saber comunicarla. Una estrategia que adoptan las empresas que entienden la importancia de estos dos factores en los resultados del negocio, es establecer una sólida comunicación interna bidireccional

El objetivo es asegurar que los equipos estén bien informados y, al mismo tiempo, que estén involucrados en el modo en que funcionan las cosas en la empresa. Asimismo, el equipo de recursos humanos debe estar en permanente contacto con los colaboradores, escuchando sus inquietudes y entendiendo sus necesidades. 

Construir un sentido de cultura organizacional no es sencillo, pero una cosa está clara: todo comienza con una comunicación interna eficaz. Cuando el personal y dirección de una compañía tienen las herramientas para compartir ideas, dar y recibir feedback, establecer metas y celebrar los progresos, la cultura corporativa florece. 

La pregunta natural que surge es ¿cómo realizar esto desde RRHH? 

¿Cómo comunicar la cultura de tu organización?

Construir una cultura organizacional sólida no es sencillo. Implica abordar múltiples elementos y alinearlos de manera transversal en todos los niveles de la organización. Somos conscientes de lo complejo que puede ser esto.

Para comenzar a construir una cultura corporativa en la que todas las personas de la organización estén inmersas, la comunicación interna es clave. La mejor manera de combinar ambos conceptos es a través de la creación de un clima organizacional de intercambio, escucha activa, y retroalimentación. 

Te damos algunas recomendaciones para implementarlo en tu empresa. 

Establecer un diálogo bidireccional con los trabajadores 

Ya lo adelantamos algunos párrafos atrás, el diálogo bidireccional es fundamental para lograr transmitir con claridad los valores de la organización

Atrás quedaron aquellos modelos de comunicación interna en los que la única información que importaba era la que se compartía desde la dirección de las organizaciones. El talento es la columna vertebral de una empresa y, muchas veces, entiende mejor que nadie los cambios que se necesitan en una determinada área o proceso. 

Algo que puede parecer muy simple, pero que resulta altamente efectivo para promover la cultura a través de la comunicación interna es escuchar. Los trabajadores que se sienten escuchados pueden mostrarse más comprometidos con los resultados del negocio y esto repercute en su motivación.

Para establecer el diálogo bidireccional con los trabajadores algunas alternativas pueden ser:

  • Generar reuniones uno a uno entre los colaboradores y la alta dirección para el intercambio de ideas y sugerencias.  
  • Enviar encuestas para capturar las opiniones de los trabajadores sobre determinados temas que influyen en su día a día laboral.  
  • Realizar reuniones entre personas de distintos departamentos dentro de la empresa para colaborar en proyectos. 

Para que cualquiera de estas iniciativas funcione los trabajadores deben sentirse cómodos y libres de poder brindar su opinión. Por ello, es clave abordar esto desde el inicio, dejando en claro que no serán juzgados por sus comentarios. 

Fomentar la comunicación directa entre el liderazgo y los colaboradores

Para transmitir una cultura corporativa de apertura y 100% transparente es necesario eliminar toda barrera que separe al personal de los líderes de la organización. La comunicación bidireccional de la que hablábamos antes solo será posible en la medida en que los trabajadores de primera línea tengan acceso a conversaciones e intercambios con directivos, gerentes y jefes de departamentos

Es importante tener en cuenta que la confianza en el liderazgo de la organización es uno de los factores que impulsa el compromiso del talento. Y esto puede crecer con una adecuada estrategia de comunicación interna.

En Uakika, por ejemplo, proponemos a las empresas clientes aumentar la participación de los líderes para convertirlos en embajadores de la cultura y de esta manera comenzar a bajarla hacia el resto de los colaboradores. Todo esto a través de comunicaciones enviadas desde nuestra plataforma con mensajes ideados para tal fin.

Reconocer el buen desempeño del personal 

El reconocimiento va más allá de las bonificaciones de fin de año. Es, en realidad, una forma de apreciar de forma continua el trabajo y los logros alcanzados por el talento. También constituye la cultura de la organización. 

La comunicación es fundamental al establecer un programa de reconocimiento en las empresas. Porque para que los trabajadores realmente se sientan involucrados y participen de estas iniciativas la clase está en saber comunicarlas. 

Eso ocurrió con Ricohgnition, el programa de reconocimiento regional de Ricoh Latin America Inc. Desde Uakika desarrollamos una plataforma exclusiva para que la empresa pueda alcanzar el objetivo de reconocer a los colaboradores como una parte fundamental de su cultura organizacional. 

Así, entre las diversas acciones que realizamos, nos enfocamos en crear comunicaciones quincenales para promover el uso de la plataforma. Además, mediante estos mensajes logramos que el personal comprenda los valores y competencias de la organización.

Utilizar los recursos adecuados

Conforme los equipos de trabajo crecen en tamaño, se vuelven cada vez más complejos. Compartir información y generar conversaciones para el intercambio y la retroalimentación puede tornarse difícil. Para facilitar la comunicación entre los distintos departamentos y personas dentro de la organización la tecnología es la aliada principal

La herramienta adecuada será aquella que permita agilizar la comunicación en la compañía, y facilitar la colaboración entre equipos. La información debe ser fácil de encontrar y su uso debe ser sencillo para lograr la adopción por parte de todo el personal, en el corto plazo. Cada compañía tiene sus canales propios, como Workplace, E-mail Marketing, WhatsApp y más.

Ante esta variedad de canales, mensajes, cargos y más, es importante contar con un plan de comunicación trimestral con objetivos claros que permitan crear comunicaciones orientadas a los objetivos de cada organización.

Por esta razón, en Uakika acompañamos a nuestros clientes en el desarrollo de estos planes, creando comunicaciones mensuales que impulsen acciones internas para el reconocimiento, incentivos y beneficios. 

¿Cómo podemos ayudarte desde Uakika?

Uakika es una solución de tecnología destinada a las empresas que quieran transformar su cultura organizacional, potenciando las relaciones humanas. Para ello, ofrecemos: programas de reconocimiento, programas de incentivos y programas de beneficios

Desarrollamos una plataforma a medida para cada organización, con el fin de alcanzar los objetivos de la manera más eficiente. 

Dentro de nuestras acciones, la comunicación de estos programas es una pieza clave. Entendemos que para lograr el grado de participación deseado y que estas iniciativas brinden los resultados esperados, el talento debe sentirse motivado a participar. Y para ello es necesario comunicar con eficacia todas estas medidas. 

¿Quieres comunicar mejor los valores de tu organización? Te invitamos a conocer nuestra propuesta en detalle: ¡agenda una call! 

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